1.1 Recibir un primer desembolso, equivalente al noventa por ciento (90 %) del valor del estímulo, que será posterior al proceso de notificación de la resolución de ganadores, al cumplimiento de los requisitos y trámites solicitados por el Instituto Distrital de las Artes-Idartes para tal efecto, y a la entrega, a la Gerencia de Artes Plásticas, de la maqueta de diseño de la publicación (carátula, páginas interiores y página legal) con los logos y créditos institucionales correspondientes para ser aprobada por la Oficina de Comunicaciones.
1.2 Recibir un segundo y último desembolso, correspondiente al diez por ciento (10 %) del valor del estímulo, que se realizará previa entrega de:
1.2.1 Producto final del proyecto editorial.
1.2.2 Comprobante de la impresión de mínimo mil (1000) ejemplares, de los cuales, cuatrocientos (400) serán entregados al Idartes para efectos de distribución y divulgación, quedando en poder del ganador las impresiones restantes.
1.2.3 Formato PDF en alta resolución y el archivo editable (archivos abiertos) de Adobe InDesign con todos los archivos de material gráfico incluidos.
1.2.4 Imágenes en alta resolución (mínimo 300 dpi) con las respectivas licencias de autorización de reproducción de los autores originales, a menos que sean de dominio público (en cuyo caso se debe especificar el archivo físico o virtual del que fueron tomadas).
1.2.5 Cesión de derechos al Instituto Distrital de las Artes-Idartes para la divulgación y distribución de la primera edición de los proyectos ganadores, las cuales serán publicadas por la entidad en versión digital descargable en http://www.galeriasantafe.gov.co/centro-de-documentacion/
1.2.6 Reporte de gastos con los soportes que sustenten la inversión de los recursos entregados.
1.2.7 Formato de registro poblacional de la socialización entregado por el Instituto Distrital de las Artes-Idartes, acompañado de diez (10) fotos de la actividad en alta resolución.
1.2.8 Plan de distribución aplicado, con los respectivos soportes de entrega.
1.2.9 Soportes de cumplimiento de entrega de los ejemplares impresos al Instituto Distrital de las Artes-Idartes y al depósito legal.
2.1 Los derechos para la comercialización parcial o total de las publicaciones resultado de la beca serán liberados una vez cumplidos dos años de la ejecución del estímulo.
2.2 Entregar a la Gerencia de Artes Plásticas la maqueta de diseño de la publicación (carátula, páginas interiores y página legal) con los logos y créditos institucionales correspondientes para ser aprobada por la Oficina de Comunicaciones.
2.3 Entregar al Instituto Distrital de las Artes-Idartes 400 ejemplares del tiraje de cada número, para efectos de distribución y divulgación.
2.4 Solicitar y pagar el ISBN o ISSN para la publicación, según sea el caso.
2.5 Realizar la entrega de las publicaciones mediante carta formal dirigida a la Gerencia de Artes Plásticas del Instituto Distrital de las Artes-Idartes. La carta deberá incluir el título de la publicación, número de páginas, medidas (formato cerrado), tipo de papel de carátula y páginas interiores, número de tintas, tipo de encuadernación, cantidad de ejemplares entregados, valor unitario y valor total.
2.6 Hacer el depósito legal de la publicación producida con la beca. El cumplimiento de dicho deber será informado al Instituto Distrital de las Artes-Idartes anexando al informe final la carta o certificación en la que conste el recibido a satisfacción de los ejemplares entregados en calidad de depósito legal a la institución correspondiente. Para más información consulte: http://bibliotecanacional.gov.co/es-co/servicios/#Profesionales%20del%20Libro
2.7 La publicación podrá dar créditos de cofinanciación, pero no podrá contener avisos publicitarios.
2.8 En caso que la agrupación ganadora requiera cambio de integrante, debe tener en cuenta la información consignada a continuación:
